Vì sao Bouygues liên tục đưa RDrive vào các dự án mới

Dự án phức tạp cần phần mềm phù hợp với công trường

Triển khai các dự án xây dựng lớn đồng nghĩa với việc quản lý một khối lượng thông tin khổng lồ.

Mỗi ngày đều phát sinh các đợt kiểm tra, phê duyệt, hồ sơ chất lượng, ghi nhận an toàn, cập nhật tiến độ, tài liệu kỹ thuật và yêu cầu báo cáo cho chủ đầu tư. Trên những dự án có hàng nghìn hoạt động, hàng trăm bên liên quan và nhiều nhà thầu, việc kiểm soát khối thông tin đó trở nên quan trọng không kém việc quản lý chính công việc thi công.

Khi thông tin bị phân mảnh, khả năng nắm bắt tình hình suy giảm, quyết định mất nhiều thời gian hơn, báo cáo trở nên khó khăn hơn và các đội ngũ phải tốn thời gian quý giá để đi đòi cập nhật thay vì hành động dựa trên chúng.

Với Abderahim Boufassa, Quản lý QA/QC tại Bouygues, thách thức này là điều thường trực trong suốt sự nghiệp của ông.

Làm việc trên nhiều dự án quốc tế lớn, ông đã tận mắt chứng kiến các công cụ số có thể hỗ trợ đội ngũ dự án, hoặc trở thành một trở ngại nữa mà họ phải vượt qua.

Theo ông, vấn đề hiếm khi nằm ở việc thiếu tính năng. Thay vào đó, vấn đề là liệu nền tảng có phản ánh đúng thực tế triển khai xây dựng hay không. “Điều quan trọng trên công trường là có một cách thức có cấu trúc để thu thập dữ liệu, quản lý luồng công việc và nắm được những gì đang diễn ra trên toàn dự án”, Abderahim chia sẻ.

Góc nhìn thực tiễn, xuất phát từ công trường đó cuối cùng đã định hình mối quan hệ lâu dài giữa Bouygues và RDrive.

Bởi câu chuyện này không đơn thuần là triển khai phần mềm. Đó là hành trình tìm ra một nền tảng tiếp tục phát triển song hành cùng một số dự án xây dựng tham vọng nhất trong khu vực.

Tìm một nền tảng vận hành theo cách Bouygues làm việc

Hành trình của Bouygues với RDrive bắt đầu cách đây hơn một thập kỷ trên một dự án lớn tại Qatar.

Khi đó, dự án đang bước vào giai đoạn nghiệm thu lỗi và bàn giao. Đội ngũ muốn thoát khỏi các quy trình trên giấy và đưa vào một cách thức có cấu trúc hơn để quản lý lỗi, kiểm tra nghiệm thu và các hoạt động đóng hồ sơ.

Nhiều nền tảng xây dựng số đã được đánh giá. Một số cung cấp tính năng rất phong phú, số khác hứa hẹn những kết quả mang tính chuyển đổi.

Nhưng với Abderahim, quyết định quy về một điều đơn giản hơn nhiều: nền tảng có thể hỗ trợ cách đội ngũ dự án vốn đang làm việc hay không?

Ngay từ đầu, cách tiếp cận của RDrive đã tạo cảm giác khác biệt.

Thay vì chỉ tập trung vào tính năng, các cuộc trao đổi xoay quanh luồng công việc, yêu cầu báo cáo, phê duyệt, kiểm tra nghiệm thu và cách thông tin luân chuyển trong dự án. Trọng tâm mang tính thực tiễn hơn là lý thuyết. Quan trọng không kém, nền tảng có thể được điều chỉnh khi quy trình riêng của Bouygues thay đổi. Thay vì ép đội ngũ vào các luồng công việc cố định, quy trình có thể được tinh chỉnh và cập nhật để phản ánh yêu cầu dự án đang thay đổi. Abderahim nhận xét: “Đã có một cuộc thảo luận thực tế về những gì làm được, những gì không làm được và hệ thống có thể hỗ trợ quy trình của chúng tôi như thế nào”.

Sự thẳng thắn đó tạo được tiếng vang và việc triển khai đã thành công. Các hoạt động nghiệm thu lỗi trở nên dễ quản lý hơn; thông tin dễ tiếp cận hơn và các đội ngũ nắm rõ hơn những hành động còn tồn đọng.

Nhưng có lẽ kết quả quan trọng nhất là niềm tin. Nền tảng đã chứng minh được giá trị trong môi trường dự án thực tế.

Vì vậy, khi các dự án tiếp theo xuất hiện, Bouygues đã biết mình có sẵn một giải pháp đủ khả năng hỗ trợ đội ngũ công trường trong điều kiện thực tế.

Từ công cụ nghiệm thu lỗi đến nền tảng triển khai dự án

Nếu Qatar tạo dựng niềm tin vào RDrive, thì Turkmenistan đã chuyển hóa mối quan hệ này. Trên các dự án phát triển lớn tại đây, bao gồm các tòa nhà chính phủ và một dự án khách sạn năm sao, nền tảng đã mở rộng vượt xa vai trò ban đầu.

Khi Bouygues mở rộng việc sử dụng nền tảng, các luồng công việc bổ sung dần được đưa vào. Kiểm tra nghiệm thu, quản lý NCR, báo cáo an toàn và các quy trình môi trường được đưa vào cùng một môi trường, trong khi Giám sát tiến độ được kết nối với dữ liệu kế hoạch Primavera P6 để nắm rõ hơn hiệu suất dự án.

Thứ khởi đầu là một giải pháp nghiệm thu lỗi đang trở thành một nền tảng triển khai dự án rộng hơn.

Sự chuyển dịch này phản ánh một xu hướng rộng hơn trong ngành xây dựng. Các đội ngũ dự án ngày càng muốn nhiều hơn những biểu mẫu số. Họ muốn thông tin được kết nối, khả năng nắm bắt tình hình tốt hơn và báo cáo phản ánh đúng thực tế trên công trường thay vì chỉ ghi nhận hoạt động.

Với Bouygues, Giám sát tiến độ trở thành một bước phát triển đặc biệt quan trọng. Bằng cách kết nối các hoạt động dự án với thông tin kế hoạch, đội ngũ công trường nắm rõ hơn hiệu suất chương trình thi công, trong khi bộ phận kế hoạch nhận được cập nhật chính xác hơn từ hiện trường.

Kết quả là một bức tranh rõ ràng hơn về tiến độ và tình trạng dự án.

Khi Bouygues chuyển từ dự án này sang dự án khác, lợi ích của việc kết nối dữ liệu chất lượng, báo cáo và tiến độ ngày càng rõ rệt. Thứ khởi đầu là một giải pháp cho nghiệm thu lỗi và bàn giao dần đảm nhận một vai trò rộng hơn nhiều, giúp các đội ngũ quản lý kiểm tra nghiệm thu, phê duyệt, báo cáo và hiệu suất dự án thông qua một nền tảng duy nhất.

Mỗi lần triển khai mới đều kế thừa bài học từ lần trước, cho phép Bouygues tinh chỉnh quy trình và mở rộng vai trò của nền tảng khi yêu cầu dự án thay đổi.

Kết nối chất lượng, phê duyệt và báo cáo

Một trong những ví dụ rõ nhất về tính linh hoạt này là cách Bouygues quản lý quy trình WIR thông qua RDrive.

Một đợt kiểm tra nghiệm thu điển hình hiếm khi tồn tại độc lập. Trước khi công việc có thể tiếp tục, có thể cần xem xét bản vẽ, xin phê duyệt, xác minh các thông qua (clearance) về cơ điện (MEP), tải lên tài liệu hỗ trợ và thông báo cho các bên liên quan. Theo cách truyền thống, những hoạt động này thường nằm rải rác trong email, bảng tính và các hệ thống riêng lẻ.

RDrive gom tất cả lại một nơi.

Luồng công việc có thể được cấu hình để khớp với cấu trúc đánh số, quy trình phê duyệt và yêu cầu báo cáo của Bouygues. Thông báo có thể được kích hoạt tự động, các phụ thuộc có thể được kiểm tra và bằng chứng hỗ trợ có thể được đính kèm trực tiếp vào hồ sơ kiểm tra.

Kết quả là một quy trình rõ ràng hơn, được kiểm soát tốt hơn. Trên các dự án như Six Flags Qiddiya, nơi mỗi ngày có thể lập khoảng 100 Yêu cầu kiểm tra công việc, việc phối hợp kiểm tra nghiệm thu cùng các thông qua MEP trong một luồng công việc duy nhất đã giảm đáng kể chậm trễ. Bouygues ước tính quy trình này tiết kiệm khoảng 24 giờ cho mỗi Yêu cầu kiểm tra công việc, giúp công việc đi qua chu trình kiểm tra hiệu quả hơn.

Thay vì chỉ lưu trữ thông tin, RDrive cho phép đội ngũ dự án, ban lãnh đạo và các bên liên quan khác cùng truy cập một nguồn thông tin dự án trực tiếp, giúp họ ra quyết định nhanh hơn và có cơ sở hơn.

Với cả đội ngũ dự án lẫn ban lãnh đạo, khả năng nắm bắt tình hình đó hỗ trợ ra quyết định tốt hơn và tăng độ tin cậy của báo cáo dự án.

Vì sao Bouygues liên tục đưa RDrive vào các dự án mới

Công nghệ xây dựng thành công khi giải quyết được những vấn đề thực trên công trường. Tư tưởng đó xuyên suốt mọi giai đoạn trong mối quan hệ giữa Bouygues và RDrive.

Từ Qatar đến Turkmenistan. Từ Six Flags Qiddiya đến Trung tâm Quần vợt Quốc gia Qiddiya.

Lý do Bouygues tiếp tục đưa RDrive vào các dự án mới không nằm ở một tính năng hay khả năng đơn lẻ nào. Thay vào đó, nó quay về khả năng của nền tảng trong việc thích ứng với các môi trường dự án khác nhau.

Qua nhiều năm, Bouygues đã triển khai các dự án với quy mô, độ phức tạp và phạm vi khác nhau, thường làm việc với nhiều chủ đầu tư, bên liên quan và yêu cầu báo cáo khác nhau. Dù những nguyên tắc cơ bản của việc triển khai dự án không đổi, không có hai dự án nào vận hành hoàn toàn giống nhau.

Theo Abderahim, đó chính là nơi RDrive luôn tạo thêm giá trị. Thay vì ép đội ngũ vào một quy trình cứng nhắc, nền tảng có thể được cấu hình để phản ánh thực tế của từng dự án, đồng thời vẫn cung cấp cấu trúc, khả năng nắm bắt tình hình và sự kiểm soát mà ban lãnh đạo cần.

Mối quan hệ đã trưởng thành cùng với chính các dự án. Khi yêu cầu thay đổi và dự án ngày càng phức tạp, Bouygues và RDrive tiếp tục hợp tác để tinh chỉnh luồng công việc, đưa vào các khả năng mới và giải quyết những thách thức mới nổi.

Cách tiếp cận hợp tác đó là một phần quan trọng trong thành công lâu dài của nền tảng trong tổ chức. Ông nhận xét: “Chúng tôi luôn tìm được giải pháp. Đôi khi mất thêm chút thời gian, nhưng tôi chắc rằng với các bên khác sẽ còn mất nhiều thời gian hơn.”

Trong hơn một thập kỷ, RDrive đã phát triển từ một giải pháp nghiệm thu lỗi thành một nền tảng triển khai dự án rộng hơn, hỗ trợ quản lý chất lượng, kiểm tra nghiệm thu, báo cáo, giám sát tiến độ và kiểm soát dự án trên một số dự án phát triển tham vọng nhất trong khu vực.

Với Abderahim, lý do mối quan hệ này bền vững có lẽ được gói gọn nhất trong một phép so sánh đơn giản:

Với một nhà thầu triển khai các dự án phức tạp ở quy mô lớn, cách tiếp cận may đo đó vẫn tiếp tục tạo nên toàn bộ sự khác biệt.